Fachhandel Optimierung mit Office 365
Zusammenfassung
Das Fachhandels-, Dienstleistungs- und Herstellerunternehmen Domeyer setzt auf Office 365 zur Harmonisierung der firmenweit eingesetzten Software und rechtssicheren Ablage der Unternehmensdaten. Die Hauptanforderung des Kunden an die Umstellung auf Office 365 war die Harmonisierung der Geschäftsprozesse und ‑daten. Zudem sollte durch eine zentrale Steuerung eine automatisierte rechtssichere Datenarchivierung sowie eine kontinuierliche Überwachung der Hardware und Wartung der Software auf den IT-Systemen der Firma erreicht werden, um eine Kostenersparnis hinsichtlich ständiger Neu-Investitionen in Hard- und Software zu erzielen.
Umfeld
Domeyer ist ein führendes Fachhandels-, Dienstleistungs- und Herstellerunternehmen für brandschutz- und sicherheitstechnische Produkte. Mit fast 100 Jahren Erfahrung in Sachen Brandschutz- und Sicherheitstechnik bietet Domeyer heute vom Handel über Dienstleistungen bis hin zur Herstellung einen „Rundum-Service aus einer Hand“ an.
Motivation
Die Firma ist in den letzten Jahren gewachsen, so dass man vor der Entscheidung stand, im Rahmen einer notwendigen Optimierung der Geschäftsprozesse und Datenarchivierung entweder in hauseigene Systeme zu investieren oder den Schritt in die Microsoft Cloud zu gehen. Eine generelle Zentralisierung der Projektkommunikations-Daten und -Dokumente als auch eine Harmonisierung der verwendeten Hard- und Software sollte das Tagesgeschäft vereinfachen und standardisieren.
Durch die über die Jahre gewachsene heterogenen IT- Infrastruktur stellten die Hard- und Software- Updates der unterschiedlich konfigurierten Computer eine besondere Herausforderung für die hausinterne IT dar. Im Backup und der Archivierung der Daten auf externen Festplatten lag eine zusätzliche Problematik vor. Für die Datenverarbeitung, -ablage und -archivierung im Büro sowie den Austausch von Dokumenten mit Kunden mussten Standards eingehalten und dafür gesorgt werden, die Hard- und Software der IT-Systeme stets aktuell zu halten.
Projektumsetzung
Vorbereitend wurde von Axtrion die bestehende IT- Infrastruktur analysiert, die Ziel-Zugänge in Office 365 angelegt sowie ein Exchange-Online-Server in der Cloud konfiguriert und mit der Firmendomäne „domeyer.eu“ verbunden.
Als Basis für die Migration der Outlook-Daten hat Axtrion zunächst alle aktuellen Datenbestände als PST-Dateien gesichert. Aufgrund der großen Datenmenge kam für einen Datentransfer zum Exchange-Online-Server jedoch nur ein hochperformantes Netzwerk in Betracht. Die PST-Dateien wurden daher über das Axtrion-Netzwerk auf virtuelle Rechner-Instanzen bei Microsoft Azure übertragen und von dort zum Exchange-Online-Server mit einer hohen Netzwerk-Bandbreite (>50Mbit Upstream) migriert. Mit der aktuellen Office-Version 2013, die auf allen Arbeitsplatzrechnern installiert wurde, konnten die Anwender anschließend sowohl von beliebigen PCs als auch über mobile Endgeräte auf ihre Daten in der Cloud zugreifen.
Für die Optimierung des Datenmanagements und der -archivierung hat Axtrion das Unternehmen Domeyer zum Thema „Projektspezifische zentralisierte Emailablage“ beraten. In Exchange Online wurden Public Folder mit einem Gesamt-Speicherplatz von 2,5 TB für einen zentralisierten, berechtigungsgesteuerten Zugriff eingerichtet, die projektspezifische Emails thematisch zusammenführen und den jeweils involvierten Projekt-Mitarbeitern zur gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung der Korrespondenz zur Verfügung stehen.
Begleitend zu der technischen Umsetzung führte Axtrion Schulungen durch und unterstützte die Mitarbeiter während der Einführung.
Ergebnisse
Durch den Einsatz von Microsoft Office 365, Exchange-Online, Public Folder hat Domeyer folgende Vorteile erzielt:
- Effizienzsteigerung durch Prozess- und Technologieoptimierung
- Erhöhte Transparenz des Projektgeschäfts und der -kommunikation
- Rechtssichere Langzeitarchivierung der Unternehmensdaten
- Standortunabhängiger Zugriff auf zentrale Firmendaten
- Erhebliche Einsparung von IT-Kosten
